Представьте, что каждый день в вашу папку «Входящие» падает много всего: письма от клиентов, письма от коллег, открытые доступы к документам, оповещения из таск-менеджера, приглашения в календарь, ответы на комментарии в гуглдоках и всякие рассылки. Важные или интересные письма теряются в куче хлама.
Если вы используете почту как список задач, то всё ещё хуже: не выполнили задачу — не отметили письмо как прочитанное. В итоге оно мозолит глаза и мешает сосредоточиться на чём-то более важном.
Чтобы сэкономить время, автоматизируйте работу в почте. А чтобы разгрузить мозг, всегда держите папку «Входящие» пустой. Вот приёмы, которые помогут.
Рекомендую открыть gmail и прямо сейчас настроить то, что вам может пригодиться. Это займёт минут 10. Если отложите настройку на потом, то, скорее всего, вы забудете это сделать. Я сам так делал не раз, а теперь жалею.
Вот так выглядит моя почта (пришлось замазать большую часть тк NDA):
0. Метки — это дополнительные папки в левом меню, в которые можно складывать все однотипные письма. Например, письма из общей рабочей рассылки. Увидел письмо, переместил его вручную в нужную папку и забыл. Таким образом мы разгружаем папку «Входящие» и можем быстро найти нужное письмо. Метки в gmail могут присваиваются по компаниям: Сода, Apple, Steam (названия компаний взято с потолка). Потом каждой метке компании присваиваться «подметка» с названием проекта по бренду, например:
- Apple
- Airpods
- iPhone
- Macbook
Очень удобно вести переписку и не путать компании и проекты, также просматривать всю коммуникацию по проекту.
Ваши метки gmail должны быть информативными, чтобы легко в них ориентироваться. Например, метка «Разное» ни о чём, а метка «Apple Я. Директ» сообщает, что в папке лежат все уведомления о рекламных кампаниях Apple в Яндекс Директе.
Как это выглядит на практике: я выделяю чекбокс у письма и нажимаю Labels. Если нужная метка уже есть, я выделяю её чекбокс и нажимаю Apply. Письмо остаётся во «Входящих» и дублируется в папку писем с такой же меткой.
1. После обработки письма, если оно не требует контроля, нужно сразу его заархивировать. Когда клиент ответит оно опять покажется в списке входящих.
2. Дополнительно присваиваются ярлыки W -work внутренняя переписка, П- переписка с подрядчиками, думаю еще ввести ярлык seo (для seo писем).
3. Звездочками 
отмечаю ВАЖНЫЕ задачи которые надо выполнить. Горящие также помечаются звездами.
4. Удаляю 
письма с redmine (таск трекер) после обработки (например когда отправил готовые материалы клиенту). За исключением некоторых случаев (если нет времени обработать выполненную задачу — в таком случае помечаю звездочкой что бы вернуться к ней позже).
5. Сразу архивирую 
информационные письма про фрукты в офисе, волейболы после работы и прочее. Чтобы не засоряли ленту и было удобно просматривать рабочую почту по всем активным проектам. Если письмо нужно сохранить или вести переписку, присваиваю ярлык “информация” и все равно архивирую.
- Прочитать эту статью.
- Настроить метки, чтобы избавляться от мусора и сортировать полезные письма.